RESPONSABLE DEL TRACTAMENT
El responsable del tractament de les dades personals de caràcter acadèmic i professional de l’usuari serà:
- en el cas de col·legis privats o concertats, el centre educatiu o col·legi al qual pertanyi com a alumne/a o com a professor/a empleat/ada; o
- en el cas de col·legis públics o instituts, el Departament o Conselleria d’Educació de la comunitat autònoma on es trobi el centre educatiu (d'ara endavant, centre educatiu).
Per aquesta raó, el centre complirà les obligacions legals que estableixi la normativa de protecció de dades, que inclouen, entre d’altres, els deures informatius i de legitimació, així com l’atenció de drets dels usuaris. Sanoma Educación SLU (d’ara endavant, Santillana) assistirà el responsable del tractament en el compliment de la normativa de protecció de dades.
SANTILLANA: ENCARREGAT DEL TRACTAMENT
Les dades de caràcter acadèmic i professional que l’usuari faciliti en el desenvolupament de la seva activitat en les aplicacions (d'ara endavant, aplicació) titularitat de Santillana les tractarà Santillana com a encarregat del tractament amb l'única finalitat de gestionar el funcionament, l’accessibilitat i la usabilitat de l’aplicació.
El centre educatiu que hagi contractat les llicències de cada usuari específic per fer servir l’aplicació deté la condició de responsable del seu tractament. Aquesta interpretació es fa d’acord amb el criteri de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades que recull la Guia per a centres educatius.
En aquesta condició d’encarregat del tractament, pel que fa al tractament de les dades de docents i alumnes, Santillana compleix les exigències regulades en l'article 28 del Reglament (UE) 2019/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (d’ara endavant, RGPD). En conseqüència, Santillana assumeix, entre d’altres, les obligacions següents:
- Accedir a les dades només quan sigui imprescindible per al bon desenvolupament de l’aplicació.
- Tractar les dades d’acord amb les instruccions que rebi de l’usuari per gestionar l’aplicació, i no les destinarà, les aplicarà ni les farà servir amb finalitats diferents.
- En el cas que Santillana detecti que alguna de les instruccions del centre educatiu infringeix la normativa de protecció de dades, Santillana informarà el centre educatiu, que serà responsable de valorar si la instrucció infringeix la normativa de protecció de dades i de prendre les decisions que correspongui.
- Garantir que les persones autoritzades per al tractament de dades s’han compromès a respectar-ne la confidencialitat. Aquesta obligació de confidencialitat tindrà caràcter indefinit.
- No revelar, transferir, cedir o comunicar de cap altra manera les dades personals que siguin responsabilitat de l’usuari, ja sigui de forma verbal o per escrit, per mitjans electrònics, en paper o amb accés informàtic, ni que sigui per conservar-les, a cap tercer, tret que tingui l’autorització o la instrucció prèvia del responsable del tractament.
- A subcontractar amb un tercer només les funcions, les tasques i/o les responsabilitats que es derivin del tractament de dades personals relacionades amb l’emmagatzematge dels continguts que es generin, s’aportin o s’introdueixin a l’aplicació.
- Traslladar al centre educatiu, amb la màxima brevetat possible, qualsevol sol·licitud d’exercici de drets en matèria de protecció de dades que efectuï un afectat les dades del qual hagi tractat Santillana amb motiu del compliment de les seves funcions.
- Donar suport al centre educatiu a l’hora de fer avaluacions d’impacte relatives a la protecció de dades i per fer consultes prèvies a l’autoritat de control, quan s’escaigui.
- Posar a disposició del centre educatiu tota la informació que calgui per demostrar el compliment de les seves obligacions, i també per a les auditories o inspeccions que faci l’usuari o un altre auditor que autoritzi aquest.
- Santillana ha designat, voluntàriament, un delegat de protecció de dades, l'adreça electrònica de contacte del qual és dpo.spain@sanoma.com.
- En el cas que Santillana hagi de transferir a un tercer, o permetre-hi l’accés, dades personals que siguin responsabilitat del centre educatiu en virtut del dret de la Unió o dels Estats membres que sigui d’aplicació, informarà l’usuari d’aquesta exigència legal de manera prèvia, tret que estigui prohibit per raons d’interès públic.
- Un cop vencin les llicències d’ús que contracti el centre educatiu, les dades de caràcter personal que hagi aportat l’usuari en l’exercici de la seva activitat mitjançant l’aplicació li seran retornades, sense que Santillana en conservi cap còpia. Amb aquesta finalitat, Santillana atorgarà a l’usuari un termini de quinze (15) dies naturals des del venciment de la llicència a fi i efecte que l’usuari retiri totes les dades de propietat seva en què tingui interès. Un cop passat aquest termini, o si la devolució de les dades no fos possible, Santillana procedirà a esborrar i destruir totalment aquestes dades i els seus suports.
1. TERCERS
El centre educatiu autoritza a Santillana la subcontractació de tercers per a algunes funcions, tasques i/o responsabilitats derivades del tractament de dades, com ara altres entitats del grup Sanoma per a la gestió i el manteniment de la plataforma o Amazon Web Services per a l’emmagatzematge de dades i continguts generats aportats o introduïts a la plataforma.
Els subcontractistes tindran la condició de subencarregats del tractament i estaran obligats igualment a complir les obligacions d'encarregat del tractament i les instruccions que dicti el responsable. Santillana continuarà sent responsable plenament davant el centre educatiu pel que fa al compliment de les obligacions.
2. SEGURETAT
Mesures de seguretat. Santillana adopta i aplica les mesures tècniques i organitzatives apropiades per garantir un nivell de seguretat que n’eviti l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat, tenint en compte l’estat de la tecnologia, la naturalesa de les dades emmagatzemades i els riscos a què s’exposin, segons el que preveu l’article 32 del RGPD.
En el cas que es violi la seguretat de les dades personals en els sistemes d’informació que fa servir Santillana per poder prestar els serveis per mitjà de l’Aplicació, Santillana haurà de notificar al Centre Educatiu, sense demora indeguda, i sempre abans del termini màxim de 48 hores, les violacions de la seguretat de les dades personals que té a càrrec seu i de què tingui coneixement, a més de tota la informació rellevant per a la documentació i la comunicació de la incidència segons el que disposa l’article 33.3 del RGPD.
Contrasenya. L’usuari i el centre educatiu es fan responsables de la veracitat, l’exactitud i l’actualització de la informació facilitada per mitjà de l’aplicació; en aquest sentit, es prohibeix l’ús d’identitats falses i la suplantació, de qualsevol forma, de la identitat de tercers (incloent-hi l’ús de les seves dades, contrasenyes o claus).
En cas que Santillana faciliti algun nom d’usuari, clau o contrasenya per accedir a l'aplicació, l’usuari es compromet a guardar-los de manera diligent.
En cas de pèrdua de la contrasenya, si us plau, seguiu el procediment de recuperació establert en l’aplicació (per exemple, amb la pregunta de seguretat o el correu electrònic de registre). Si el problema persisteix, si us plau, contacteu amb el / la docent o la delegació comercial de Santillana.
3. PROTECCIÓ DE DADES DELS ALUMNES
Tal com defineix de manera general l’AEPD a la Guia per a centres educatius, els centres no necessitaran el consentiment dels titulars de les dades per tractar-les, sempre que estigui justificat en l’exercici de la funció educativa i en la relació ocasionada amb les matrícules de l’alumnat. En aquest mateix sentit, les editorials tindrem legitimació per al tractament de les dades personals sempre que no es tractin amb finalitats diferents de les previstes en la llicència del servei.
En tot cas, recomanem als pares, mares o tutors dels alumnes l’assistència i supervisió en el procés d'activació de comptes (amb més èmfasi en menors de 14 anys).
En el cas de l'aplicació Aula Virtual, se sol·licita la inclusió d’una adreça electrònica. Aquesta sol·licitud es fa a efectes d’evitar que se suplantin alumnes i docents en l’accés a l’àrea privada, així com de garantir el procés segur de restabliment de contrasenya. Pares/tutors i alumnes podran escollir lliurement l’adreça electrònica associada al compte (no cal que sigui un compte de correu de l’alumne). Aquesta adreça electrònica només serà necessària per al procés de restabliment de la contrasenya.
Per a més informació, consulteu l’apartat “Encàrrec de tractament” o el centre educatiu prescriptor.
4. PROTECCIÓ DE DADES DELS DOCENTS
El professorat usuari de les plataformes podrà usar les credencials d'e-vocación i/o la llicència d'accés a la plataforma en qüestió.
En cas que el/la docent decideixi activar el compte usant les seves credencials d'e-vocación, pot verificar les condicions del tractament aquí.
5. DRETS
Santillana, com a encarregat del tractament, remetrà al centre educatiu tan aviat com sigui possible qualsevol sol·licitud d'exercici de drets en matèria de protecció de dades que docents o alumnes ens traslladin per mitjà de l'adreça electrònica dpo.spain@sanoma.com
6. ACCÉS A AULA VIRTUAL
L’accés a Aula Virtual es podrà fer mitjançant la creació d’un usuari i una contrasenya per part de l’usuari o bé fent servir els sistemes de registre o “Single sign-on” tant de Google com de Microsoft.
Concretament, si l’usuari vol fer ús d’aquest sistema de registre ràpid per mitjà del seu compte Gmail, podrà:
- Veure, editar, compartir i esborrar permanentment tots els calendaris a què pot accedir mitjançant el calendari de Google.
- Consultar i descarregar qualsevol calendari a què tingui accés per mitjà del seu calendari de Google.
- Veure i editar esdeveniments en els seus calendaris.
- Veure esdeveniments en tots els seus calendaris.
- Veure, editar, crear i esborrar de manera permanent totes les classes de Google Classroom.
- Administrar les llistes de les seves classes de Google Classroom.
- Veure les fotos de perfil de les persones de les seves classes.
Per saber més sobre quin ús fa Google de les dades personals en aquest context, l’usuari pot consultar aquesta política “Google API Services User Data Policy”.
